14 dicas para reuniões, encontros e conversas produtivas

Na vida empreendedora o tempo é e será sempre um recurso escasso. Ele é tomado para dirigir os negócios, traçar e cumprir estratégias, desenvolver novos produtos e soluções, mas também é utilizado para resolver problemas e chateações de toda ordem.
Não faltam obstáculos e adversidades na vida do empresário, mas é natural que assim seja naquilo que foge ao nosso controle, a nossa capacidade de prever e antecipar acontecimentos. É desgastante, oneroso e consome uma energia enorme.
Até aqui tudo bem, mas existem momentos no cotidiano, onde uma boa dose de método, gestão e objetividade podem muito bem garantir uma providencial economia de tempo. Tratam-se das diversas situações de interlocução onde trocamos informações, ideias, e posicionamentos com clientes, parceiros, sócios, colaboradores e, eventualmente (de vez em quando espero), chatos de toda ordem.


Sendo assim, destacamos abaixo um conjunto de dicas ou medidas que objetivam proteger você tanto de conversas absolutamente improdutivas, como daquelas tradicionais e cotidianas embromações que em nada contribuem.

Vamos lá:

1. Qualquer interlocução precisa contar com tempo para iniciar e se encerrar;

2. Ao receber uma exposição que nitidamente não conta com dados e posições objetivas e específicas, conduza a conversa para que tais parâmetros sejam expostos, se não no ato, ao menos o mais breve possível;

3. Antes de participar de uma reunião, presencial ou não, prepare-se. Reúna as informações das quais dispõe e liste tudo o que precisa saber, item por item;

4. Diante de projetos e situações mais complexas, tente sempre obter respostas para as seguintes questões:

O que será feito?

Quem fará?

De que forma será feito?

Qual é o prazo considerado?

Quanto custará?

Como será o processo de aprovação?

Existe um estudo de viabilidade?

Quais são os piores riscos possíveis?

Qual é a probabilidade real de ocorrência dos riscos?

Quais seriam as medidas de gestão dos riscos envolvidos?

5. Evite reuniões cujo período ultrapasse uma hora e meia;

6. Evite conversas telefônicas que não tratando de assuntos emergenciais ultrapassem a marca dos dez minutos. Percebendo isso, agende uma reunião;

7. Antes de agendar ou de firmar compromissos com novas reuniões, tente explorar o assunto ao máximo utilizando o e-mail e breves ligações telefônicas;

8. Mantenha um registro de todas as conversas importantes que estabelecer;

9. Escute tudo sem interromper, para em seguida despejar o seu arsenal de perguntas;

10. Fuja das conversas que envolvam modinhas, quando surgir denominações técnicas que na verdade rebatizam outras expressões com as quais você já estava familiarizado, atue para simplificar ao máximo o entendimento;

11. Apenas adote termos em outros idiomas quando não existir similar na sua língua nativa. O contrário disso serve apenas para complicar entendimentos;

12. Solicite aos seus interlocutores para registrar suas posições e proposições por escrito. O texto em geral, obriga a um raciocínio conciso e objetivo, além de estimular o senso crítico;

13. Não se permita dedicar mais de cinco minutos para conversas que nitidamente não conduzirão a lugar algum;

14. Não seja você um chato, adotando a maioria destas dicas para a sua vida pessoal.

Boa sorte.